Zarządzanie projektami są to szeroko pojęte czynności wykonywane w konkretnym, wcześniej wyznaczonym celu i w konkretnie wyznaczonym czasie. Związane są one oczywiście z projektami i uwzględniają działania takie jak planowanie, układanie harmonogramów, realizację, kontrolę, a także rozliczanie zadań, które są zawarte w projektach.
Co nam daje zarządzanie projektami?
Zarządzanie projektami ma na celu efektywne realizowanie projektów przy jednoczesnym minimalizowaniu występującego ryzyka. Obejmuje także efektywne zarządzanie zespołem, który realizuje projekty i dba o właściwą komunikację w całym zespole. Projekt, który podlega zarządzaniu powinien posiadać konkretne cechy. Zakłada się, że taki projekt powinien być specyficzny, czyli jasno sprecyzowany oraz ambitny, czyli aby jego osiągnięcie wymagało włożenia w to pewnego wysiłku i pracy.
Cechy idealnego projektu
Projekt powinien się także cechować mierzalnością, czyli jego cel musi być możliwy do zmierzenia, aby sprawdzić czy został osiągnięty w toku realizacji tego projektu. Projekt powinien być także realny, czyli taki w którym osiągnięcie mierzalnych celów jest realne do osiągnięcia oraz terminowy, w którym realizacja celów ograniczona jest poprzez pewnego rodzaju ramy czasowe. W teorii istnieją różne podejścia do zarządzania projektami. Można wyróżnić cztery główne podejścia. Pierwszym z nich jest podejście tradycyjne, które jest zarazem najbardziej popularnym. Identyfikowana jest w nim sekwencja kroków, które muszą zostać po kolei spełnione, aby projekt mógł zostać zrealizowany.
W tym podejściu również projekt można podzielić na kilka etapów, które po kolei będą realizowane. Na początku występuje planowanie, następnie realizacja oraz monitorowanie projektu. Zarządzanie projektami w tym kontekście kładzie nacisk na takie elementy jak zakres projektu, czas na jego wykonanie, jego jakość oraz koszty. Kolejnym podejściem do zarządzania projektami jest podejście zwinne, w którym projekt widziany jest jako zbiór małych zadań, które mogą ulegać zmianom, aby mieć wpływ na wynik końcowy całego projektu.
Podejście to jednak nie jest tak popularne i często występujące jak podejście tradycyjne. Wśród kolejnych dwóch podejść można wyróżnić podejście ekstremalne oraz podejście, które dotyczy realizacji projektów podnoszących efektywność lub jakość procesów produkcyjnych lub usługowych, które aktualnie istnieją. W ekstremalnym zarządzaniu projektami nie jest do końca poznany ani główny cel danego projektu, ani jego plan. Dlatego prowadzenie projektu w tym podejściu jest utrudnione.
